견적 한 장에 두 시간 걸리던 일을 10분으로 — 사회적기업 소녀방앗간 AI 전환 사례

자영업과 소상공인 현장에서 AI를 도입할 때 가장 흔한 오해가 있습니다. "비싼 시스템을 새로 깔아야 한다"는 생각입니다. 저희가 사회적기업 소녀방앗간과 함께한 작업은 정확히 그 반대였습니다. 새 도구를 깔지 않고, 쓰던 것 위에 자동화를 얹었습니다.

소녀방앗간은 우리 농산물로 만든 음식을 매장과 케이터링, 온라인으로 파는 사회적기업입니다. 잘 팔리는 회사였습니다. 문제는 매출이 아니라, 잘 되는데도 운영과 데이터가 여기저기 흩어져 쌓이지 않는다는 점이었습니다.

무엇이 문제였나

대표님과 한 시간 넘게 이야기를 나누며 업무 흐름을 따라가 봤습니다. 정보가 아임웹, 엑셀, 전화, 카카오톡 등 여러 곳에 흩어져 있었습니다. 가장 시간을 많이 잡아먹는 일은 케이터링 견적 작성이었습니다. 고려할 항목이 적으면 30분, 많으면 두 시간씩 걸렸습니다. 통화 내용을 정리해 시트에 옮기는 일도 매달 반복됐습니다.

무엇을 바꾸고, 무엇을 지켰나

저희가 가장 신경 쓴 것은 "무엇을 자동화하지 않을지"였습니다.

전화 상담은 그대로 두었습니다. 대표님이 손님과 신뢰를 쌓는 핵심이라, 여기를 건드리면 오히려 손해이기 때문입니다. 견적서의 최종 금액도 사람이 마지막에 확인하도록 남겼습니다. 금액을 제안하는 일은 사람의 판단이 필요해서입니다.

대신 반복되는 손작업을 자동화했습니다. 통화 내용은 AI가 16개 항목으로 자동 정리하고, 신청이 들어오면 시트에 자동으로 쌓이며, 견적은 양식을 불러와 빠르게 완성되도록 했습니다. 새 프로그램이 아니라 원래 쓰던 구글 시트와 카카오톡 위에 자동화 계층만 얹었습니다.

결과

견적 작성은 한 업무 기준 약 89% 단축됐습니다. 이 수치는 대표님이 직접 확인해주신 값입니다. 다만 "사업 전체가 89% 좋아졌다"는 뜻이 아니라, 견적 작성이라는 한 업무에서 그렇다는 뜻입니다. 그 구분이 중요합니다.

대표님은 작업을 마치며 이렇게 말했습니다. "부티크 방식을 유지하면서 생산성을 높이고 싶었는데, 그 선을 지켜주셔서 좋았어요."

저희가 일하는 방식

AX그라운드는 부산·울산·경남에서 자영업자와 소상공인, 기업의 AI 도입과 업무 자동화를 돕습니다. 새 시스템을 파는 곳이 아니라, 지금 쓰는 도구 위에서 새는 시간을 찾아 줄여드리는 곳입니다.

순서는 이렇습니다. 먼저 무료로 업무를 진단합니다. 어디가 비효율이고 무엇을 자동화하면 이득인지 분석해 보고서로 정리해 드립니다. 그 다음 실제로 필요한 만큼만 만들어 드립니다.

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